bases de datos y excel. manual de excel

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Manual de Microsoft Excel

Te mostramos el manual de excel esperamos sea ayuda

12. Módulo de Base de Datos

Microsoft Excel aporta al usuario la posibilidad de trabajar con tablas de información: nombres, direcciones, teléfonos, etc. En una base de datos se puede incluir y escribir datos en cada ficha, consultarla y modificarla siempre que se quiera.
Toda la información incluida en una base de datos se organiza en campos (cada elemento de información para todas las fichas -columnas-) y está constituida por registros (cada ficha que contiene los datos concretos para cada campo-filas-)
Para crear una base de datos se necesita una hoja de cálculo en blanco donde se introducen los datos de los distintos campos para confeccionar así el fichero.


12.1. Introducir los datos

Toda base de datos se crea como una lista, en ella debe haber una fila situada en la parte superior que contenga el nombre de los campos que forman el registro (fila de encabezados). Para ejemplo puede introducir estos datos:

Apellido
Nombre Profesión
González Juan Arquitecto
Pérez Pablo Abogado
Sánchez José Economista
 

Microsoft Excel ofrece dos formas de trabajar con los registros:
A. Como si se tratara de un fichero real utilizando la tabla dinámica.
Para trabajar con tabla dinámica una vez creados los nombres de los campos se seleccionan y se elige la opción Informe de gráficos y tabla dinámica del menú Datos. La tabla dinámica organiza y resume automáticamente los datos.
Si se utiliza esta opción sin haber establecido la base de datos, Excel indicaría con un mensaje de error que no existe rango seleccionado.

Sucesivamente seleccione los campos y el área respectivamente, ya sea columnas, filas, páginas, datos, como muestra el recuadro.
Para pasar de un campo a otro se utiliza la tecla Tabulador. Para modificar el valor de alguno de los campos bastará con poner el cursor en el campo correspondiente y modificar el dato. Al pasar a otro campo la modificación quedará grabada.
B. Directamente sobre la hoja de cálculo:
En este caso las filas corresponderían a los registros y las columnas a los campos de cada uno. Para ello deberá ir editando las celdas y escribiendo en ellas la información correspondiente. Pero tenga en cuenta que siempre deberá haber elegido por lo menos una vez la opción Datos Informe de datos y tabla dinámica
Al poner el nombre de los campos y empezar a introducir datos se debe dar a cada campo un nombre distinto de los demás. No se deben dejar celdas en blanco intercaladas.


12.2. Ordenar la base de datos

Excel puede ordenar según distintos criterios, por orden alfabético o numérico. Así podemos encontrar información de forma sencilla.
Seleccione el rango de celdas que quiera ordenar. Es importante recordar si se ha seleccionado o no los títulos de los campos. Se elige el comando Ordenar del menú Datos. Aparece el cuadro de diálogo ordenar donde permite elegir la columna a partir de la cual se desear hacer la ordenación.
Hay 3 criterios:
Criterio 1: Seleccione el campo principal por el que quiere ordenar. Marcar Ascendente o Descendente. Microsoft Excel usa el siguiente orden ascendente: números, texto, valores lógicos, valores de error, espacios en blanco.
Criterio 2: Para elegir un nuevo criterio de orden en caso de que coincidan datos del primer criterio.
Criterio 3: En caso de que los anteriores coincidan.
Si en el rango que se seleccionó inicialmente contiene los nombres de los campos incluidos marcar Si en Existe fila de títulos, así la primera fila quedará excluida de la ordenación aunque esté seleccionada. Se hace clic en el botón Aceptar para ordenar los datos.


12.3. Buscar y reemplazar

Se selecciona el comando Buscar del menú Edición, esta opción busca y selecciona en la celda o en la hoja seleccionada el texto que se le especifique.


12.4. Extraer registros con filtro

El filtrado de datos de una lista permite encontrar subconjuntos de los datos y trabajar con ellos. Al aplicar filtros se muestran sólo las filas que contienen cierto valor mientras que ocultan las otras filas.
Seleccione los títulos de los campos. Seleccione Autofiltro en el menú Datos|Filtros.
Aparece una flecha (menú desplegable) a la derecha del encabezado de cada campo para elegir en uno o varios campos la condición que se desee.
Antes de seleccionar un filtro automático hay que asegurarse de que no hay otro activado ya, esto se puede comprobar mirando si existe o no una marca de activación al lado de la opción Datos|Autofiltro.

12.5. Eliminar un filtro de una lista


Para eliminar un filtro de una columna se hace clic en la flecha ubicada junto a la columna, y se elige Todas en la lista desplegable.
Para volver a mostrar todas las filas de una lista filtrada hay que ir al menú Datos|Filtro y elegir Mostrar todo.
Para eliminar las flechas del Filtro automático de una lista se elige el menú Datos|Filtros y Mostrar Todo. Vuelva a pulsar Datos|Filtros, pero ahora sitúese en Filtro Automático para desactivarlo.


13. Libro de trabajo

El libro de trabajo se compone de hojas de cálculo, en cada hoja puede haber diferentes datos, y diferente disposición, ya que son totalmente independientes unas de otras. Aunque si se quiere se puede trabajar con los datos de cualquier hoja en las fórmulas de las hojas.
Cada hoja tiene un número, pero este número se puede cambiar por un nombre. El nombre de una hoja de cálculo se puede cambiar de diferentes maneras. La primera de ellas es hacer un doble clic sobre la solapa de la hoja de cálculo, saldrá un cuadro de diálogo Cambiar el nombre de la hoja, con un recuadro donde se escribirá el nuevo nombre de la hoja. Otra forma consiste en situarse en la hoja, seleccionar Formato|Hoja|Cambiar nombre…

13.1. Duplicar una hoja de cálculo

Si se quiere tener el mismo formato o los mismos datos en varias hojas, lo más sencillo es duplicar una hoja.
Pulse la tecla Control y sin soltarla pinche con el ratón la pestaña de la hoja del ratón que desea duplicar, sin dejar de presionar con el botón. Sitúese donde desee insertar la nueva hoja y suelte el botón del ratón sin soltar la tecla control, aparecerá la nueva hoja, y entonces podrá soltar la tecla control.

13.2. Trabajar con todos los datos del libro de trabajo

Para trabajar con los datos de las diferentes hojas de trabajo de un mismo libro para una fórmula sólo tiene que buscar la celda en cada página. Los datos aparecerán en la fórmula con referencia a la página de donde se hayan obtenido.
Escriba el enunciado de la fórmula y vaya a la hoja de cálculo en la que esté la celda con el dato que necesite.

sigue navegando por nuestro manual de excel
1. Introducción
2. Empezar a trabajar con Excel
3. Introducir Información en la hoja de Cálculo
4. Seleccionar una fila, columna u hoja de cálculo completa
5. ¿Cómo variar las celdas de la hoja de cálculo?
6. Dar formato a la información
7. Introducir Cálculos
8. Referencias absolutas y referencias relativas
9. Mensajes de error más frecuentes
10. Crear un gráfico en Excel
11. Impresión de un documento de Excel
12. Módulo de Base de Datos
13. Libro de trabajo
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Manual de la Universidad autonoma de Navarra


 
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