12.
Módulo de Base de Datos
Microsoft Excel aporta
al usuario la posibilidad de trabajar con tablas de información: nombres,
direcciones, teléfonos, etc. En una base de datos se puede incluir y
escribir datos en cada ficha, consultarla y modificarla siempre que se quiera.
Toda la información incluida en una base de datos se organiza en campos
(cada elemento de información para todas las fichas -columnas-) y está
constituida por registros (cada ficha que contiene los datos concretos para
cada campo-filas-)
Para crear una base de datos se necesita una hoja de cálculo en blanco
donde se introducen los datos de los distintos campos para confeccionar así
el fichero.
12.1.
Introducir los datos
Toda base de datos se
crea como una lista, en ella debe haber una fila situada en la parte superior
que contenga el nombre de los campos que forman el registro (fila de encabezados).
Para ejemplo puede introducir estos datos:
Apellido
|
Nombre |
Profesión |
| González |
Juan |
Arquitecto |
| Pérez |
Pablo |
Abogado |
| Sánchez |
José |
Economista |
Microsoft Excel ofrece
dos formas de trabajar con los registros:
A. Como si se tratara de un fichero real utilizando la tabla dinámica.
Para trabajar con tabla dinámica una vez creados los nombres de los
campos se seleccionan y se elige la opción Informe de gráficos
y tabla dinámica del menú Datos. La tabla dinámica organiza
y resume automáticamente los datos.
Si se utiliza esta opción sin haber establecido la base de datos, Excel
indicaría con un mensaje de error que no existe rango seleccionado.
Sucesivamente
seleccione los campos y el área respectivamente, ya sea columnas, filas,
páginas, datos, como muestra el recuadro.
Para pasar de un campo a otro se utiliza la tecla Tabulador. Para modificar
el valor de alguno de los campos bastará con poner el cursor en el
campo correspondiente y modificar el dato. Al pasar a otro campo la modificación
quedará grabada.
B. Directamente sobre la hoja de cálculo:
En este caso las filas corresponderían a los registros y las columnas
a los campos de cada uno. Para ello deberá ir editando las celdas y
escribiendo en ellas la información correspondiente. Pero tenga en
cuenta que siempre deberá haber elegido por lo menos una vez la opción
Datos Informe de datos y tabla dinámica
Al poner el nombre de los campos y empezar a introducir datos se debe dar
a cada campo un nombre distinto de los demás. No se deben dejar celdas
en blanco intercaladas.
12.2. Ordenar la base de datos
Excel puede ordenar según
distintos criterios, por orden alfabético o numérico. Así
podemos encontrar información de forma sencilla.
Seleccione el rango de celdas que quiera ordenar. Es importante recordar si
se ha seleccionado o no los títulos de los campos. Se elige el comando
Ordenar del menú Datos. Aparece el cuadro de diálogo ordenar
donde permite elegir la columna a partir de la cual se desear hacer la ordenación.
Hay 3 criterios:
Criterio 1: Seleccione el campo principal por el que quiere ordenar. Marcar
Ascendente o Descendente. Microsoft Excel usa el siguiente orden ascendente:
números, texto, valores lógicos, valores de error, espacios
en blanco.
Criterio 2: Para elegir un nuevo criterio de orden en caso de que coincidan
datos del primer criterio.
Criterio 3: En caso de que los anteriores coincidan.
Si en el rango que se seleccionó inicialmente contiene los nombres
de los campos incluidos marcar Si en Existe fila de títulos, así
la primera fila quedará excluida de la ordenación aunque esté
seleccionada. Se hace clic en el botón Aceptar para ordenar los datos.
12.3. Buscar y reemplazar
Se selecciona el comando
Buscar del menú Edición, esta opción busca y selecciona
en la celda o en la hoja seleccionada el texto que se le especifique.
12.4. Extraer registros con filtro
El filtrado de datos
de una lista permite encontrar subconjuntos de los datos y trabajar con ellos.
Al aplicar filtros se muestran sólo las filas que contienen cierto
valor mientras que ocultan las otras filas.
Seleccione los títulos de los campos. Seleccione Autofiltro en el menú Datos|Filtros.
Aparece una flecha (menú desplegable) a la derecha del encabezado de
cada campo para elegir en uno o varios campos la condición que se desee.
Antes de seleccionar un filtro automático hay que asegurarse de que
no hay otro activado ya, esto se puede comprobar mirando si existe o no una
marca de activación al lado de la opción Datos|Autofiltro.
12.5.
Eliminar un filtro de una lista
Para eliminar
un filtro de una columna se hace clic en la flecha ubicada junto a la columna,
y se elige Todas en la lista desplegable.
Para volver a mostrar todas las filas de una lista filtrada hay que ir al
menú Datos|Filtro y elegir Mostrar todo.
Para eliminar las flechas del Filtro automático de una lista se elige
el menú Datos|Filtros y Mostrar Todo. Vuelva a pulsar Datos|Filtros,
pero ahora sitúese en Filtro Automático para desactivarlo.
13. Libro de trabajo
El libro de trabajo se
compone de hojas de cálculo, en cada hoja puede haber diferentes datos,
y diferente disposición, ya que son totalmente independientes unas de
otras. Aunque si se quiere se puede trabajar con los datos de cualquier hoja
en las fórmulas de las hojas.
Cada hoja tiene un número, pero este número se puede cambiar por
un nombre. El nombre de una hoja de cálculo se puede cambiar de diferentes
maneras. La primera de ellas es hacer un doble clic sobre la solapa de la hoja
de cálculo, saldrá un cuadro de diálogo Cambiar
el nombre de la hoja, con un recuadro donde se escribirá el nuevo
nombre de la hoja. Otra forma consiste en situarse en la hoja, seleccionar Formato|Hoja|Cambiar
nombre…
13.1.
Duplicar una hoja de cálculo
Si se quiere tener el
mismo formato o los mismos datos en varias hojas, lo más sencillo es
duplicar una hoja.
Pulse la tecla Control y sin soltarla pinche con el ratón la pestaña
de la hoja del ratón que desea duplicar, sin dejar de presionar con
el botón. Sitúese donde desee insertar la nueva hoja y suelte
el botón del ratón sin soltar la tecla control, aparecerá
la nueva hoja, y entonces podrá soltar la tecla control.
13.2. Trabajar con todos los datos del libro de trabajo
Para trabajar con los
datos de las diferentes hojas de trabajo de un mismo libro para una fórmula
sólo tiene que buscar la celda en cada página. Los datos aparecerán
en la fórmula con referencia a la página de donde se hayan obtenido.
Escriba el enunciado de la fórmula y vaya a la hoja de cálculo
en la que esté la celda con el dato que necesite.
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